員工墊付、報銷、項目(或子公司)備用金的區(qū)別及使用方法
一、員工墊付
1、情況描述：
公司或項目上采購一些辦公用品，員工自己墊付購買，再回來報銷。
2、完整的流程解決方案：
【其它費用單】－>審核(可多級審核)－>【付款申請單】－>審核(可多級審核)－>【付款單】。
3、 注意事項：
（1）以上綠色部分的流程公司可根據(jù)自己的情況進行簡化或省略。
（2）如果有多級審核的情況，盡量開啟【其它費用單】的多級審核，讓第一環(huán)節(jié)就進入多級審核狀態(tài)，在【其它費用單審】核完成后，讓最后一個審核人抄送給出納，再由出納做【付款申請單】自己審核后再做【付款單】。
說明：如果把多級審核放到【付款申請單】環(huán)節(jié)上，一但有人審核不通過，需要：打回付款申請單審核－>沖銷付款申請單－>再反審核【其它費用單】，這樣才能再修改【其它費用單】。這樣導(dǎo)致反向操作很多，待來很多麻煩，所以要把多級審核環(huán)節(jié)放到前面的【其它費用單】上進行。
（3）如果您是標(biāo)準(zhǔn)版用戶，沒有多級審核的功能、或者您是集團版用戶不想在軟件中使用多級審核來完成整個流程，可以：【其它費用單】－>自行審核－>打印－>拿出打印結(jié)果和相關(guān)的憑證找相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽定確認－>【付款單】。
（4）有發(fā)票或收據(jù)可以做【發(fā)票單】（在【財務(wù)管理】－>【發(fā)票管理】中），如果還有其它的憑證，可以以附件的形式掛到【其它費用單】中。
（5）因為錢是直接給的員工，所以在做【付款申請單】或【付款單】時，注意“收款人明細”中寫名收款為墊付的員工。往來單位要寫明真實單位，如果是不具名的單位，可以提前在基礎(chǔ)信息的【往來單位維護】中添加一個名稱為“零星”的單位，統(tǒng)一處理類似費用的支出。如下圖：
下面是最終的資金流水，看摘要我們可以得知：向[零星]單位付款，收款人是張三，如下圖：
二、員工先借款后報銷
1、適用于以下情況：
（1）公司的采購員給項目上采購材料， 該采購員平時身上都留有一定的備用金，公司需要給
做定期支配。買完材料再回公司掛賬報銷。
（2）公司辦公人員需要出差等提前來公司借支錢，再回公司報銷。
2、流程解決方案（分三步）：
（1）借款：【員工請款單】－>審核(可多級審核)－>【員工借款單】。
（2）報銷：【材料采購單】或【其它費用單】－>審核(可多級審核)－>【付款申請單】－>審核(可多級審核)－>【付款單】。
（3）還款：【員工還款單】。
3、注意事項：
（1）以上綠色部分的流程公司可根據(jù)自己的情況進行簡化或省略。
（2）本情況和（一、員工墊付）情況比較中多了前期借款步驟、后期還款步驟。中間的報銷環(huán)節(jié)基本一樣，區(qū)別在【付款申請單】和【付款單】中要選中“沖抵員工借款”選項，報銷類別選擇“個人借款”，不需要填寫“收款人明細欄目”如下圖：
三、項目上（或子公司）需要有備用金進行日常周轉(zhuǎn)，公司定期給予支付（適用于項目上或子公司有單獨的財務(wù)或者出納人員）。
1、情況描述：
項目上或子公司有單獨的財務(wù)人員，有可自行支配的銀行賬號，公司定期給該賬號支付資金作為該項目或子公司的備用金。
2、解決流程方案：（只能在網(wǎng)絡(luò)集團版下解決）
（1）首先讓超級用戶進入【系統(tǒng)維護】-【系統(tǒng)全局設(shè)置】，打開以下開關(guān)：
（2）讓超級用戶或總公司財務(wù)經(jīng)理在期初使用軟件時，在軟件的主菜單中【財務(wù)】－>【銀行管理】－>【銀行賬戶信息登記】中建立總公司賬戶和項目部（或子公司）賬戶，其中總公司銀行賬戶的授權(quán)使用人要設(shè)置為總公司的相關(guān)財務(wù)人員和總經(jīng)理，項目部（或子公司）賬戶的授權(quán)使用人要設(shè)置為總公司和該項目部（或子公司）的相關(guān)財務(wù)人員和經(jīng)理，這樣總公司人員不但能查詢總公司的銀行資金流水還能監(jiān)控到各項目部的流水，項目部（或子公司）只能查看自己的資金流水。如下圖：
張飛為總公司財務(wù)能看到各分公司的賬號，陳勝，吳廣只能看到各自己的賬號。
（3）平時項目部（或子公司）自行花的錢做【付款單】，支付賬戶只能選擇自己的賬戶。無權(quán)選擇其它賬戶。
（4）公司給項目部（或子公司）撥款做【銀行調(diào)撥單】，其中調(diào)出銀行為總公司的銀行賬號，調(diào)入銀行為項目部（或子公司）的銀行賬號，如下圖：
四、員工請款為”項目備用金”，該“備用金”只能應(yīng)用于對應(yīng)的請款項目
情況描述
1、項目經(jīng)理提前向總公司申請項目備用金，作為項目平時的日常開支，再定期回公司財務(wù)報銷，公司財務(wù)只有等到項目經(jīng)理來報賬時才能看到備用金的開銷去向。
2、解決流程方案：
（1）本解決方案基本上和情況二類似，區(qū)別在于員工請款單、員工借款單的[借款類別]要為“項目備用金”，如下圖：
支付完成之后可在“員工借款統(tǒng)計”-“項目備用金統(tǒng)計”查看到對應(yīng)的項目備用金及報銷金額的匯總。
總結(jié)：
第二種情況中員工借款后報銷操作流程與第一種情況的員工墊付后報銷基本一致，區(qū)別在于“借款后報銷”進行付款的時候無需添加“收款人明細”欄目。
第三種情況適用于財務(wù)或者子公司有獨立的財務(wù)或者出納人員，總公司給項目或者子公司調(diào)款之后可實時看到款項的調(diào)撥情況。
第四種情況適用于項目無獨立的財務(wù)或出納人員，需要員工申請項目備用金。資金的使用情況是在對應(yīng)的資金支出完成報賬的時候可查看到。操作與第二種情況基本一致，區(qū)別在于“員工請款借款時”借款類型選擇“項目備用金”，報銷時報銷類別選擇“項目備用金”。情況二是以人名借款，報銷時報哪個項目的都不限制。情況四是以人名、項目兩個條件借款，而且在報銷時也要按借款時的條件報銷，項目專款專用，不能再去報銷別人或別的項目。
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